In ogni servizio nel quale ci siano più utenti si pone il problema di stabilire:

quali siano le attività proibite

quali attività siano accessibili a determinati utenti e non ad altri

L'identificazione di un utente avviene mediante un account. 

Questo insieme di fatti prende il nome di politica di accesso al servizio. 

Come esempio vediamo le politiche di accesso che Google prevede per le proprie mailing list, che questa azienda chiama semplicemente Gruppi:

PUBBLICO Pubblico - Chiunque può leggere gli archivi. Chiunque può iscriversi, ma solo i membri possono postare messaggi, visualizzare l'elenco dei membri, creare pagine e caricare file.

SOLO MESSAGGI Solo messaggi - Chiunque può leggere gli archivi. Chiunque può iscriversi, ma solo gli amministratori possono postare messaggi, visualizzare l'elenco dei membri, creare pagine e caricare file.

LIMITATO Limitato - Le persone devono essere invitate a partecipare al gruppo. Solo i membri possono postare messaggi, leggere gli archivi, visualizzare l'elenco dei membri, creare pagine e caricare file. Il tuo gruppo e i relativi archivi non compaiono tra i risultati delle ricerche pubbliche con Google o nella directory.